الموضوع : تسيير الأرشيف الإداري على مستوى كل المؤسسات.

المـرجع : القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 الخاص بالأرشيف الوطني.

لي الشرف أن أذكركم بجملة من القواعد العامة الواجب مراعاتها في تسيير الأرشيف الإداري على مستوى كل المؤسسات، طبقا للأحكام المنصوص عليها في القانون 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 الخاص بالأرشيف الوطني.

I – مختلف أصناف الأرشيف :

    ينقسم الأرشيف إلى ثلاثة أصناف متميزة حسب جيله أي مدة وجوده.

 1 – الأرشيف الحي أي أرشيف العمر الأول :

 يتكون هذا الأرشيف من وثائق السنة الجارية أو الخاصة بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية و التي تحتاجها في إطار نشاطها اليومي.

و يجب أن تحتفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها.

 2 – الأرشيف الوسيط أي أرشيف العمر الثاني :

 يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات و التي يجري الإطلاع عليها من حين لآخر و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة.

 3 – الأرشيف التاريخي أي أرشيف العمر الثالث:

 يتكون من الوثائق التي تفوق مدة و جودها الخمس عشرة ( 15 ) سنة و التي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح.

و يتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الولائي أو الأرشيف الوطني و لا يحق حذف الوثائق المفتقرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني.

 II – حفظ الأرشيف :

 لما كان أرشيف العمر الأول أو العمر الثاني إذا ما وجد، يحفظ في محلات المصالح المختلفة و الكائنة في مقر المصالح، ينبغي إتخاذ عدد من الإجراءات التالية :

1 - توفير محلات ملائمة متوسطة الرطوبة و الجفاف و تزويدها بالرفوف الحديدية و التي تتوفر فيهـا شروط أمنيـة لوقايـة الوثائق من الأخطار كالحرائق و الفيضانات و القوا ضم و الحشرات و غيرها.

2 – تعيين مسؤول يكلف دائما أو مؤقتا حسب أهمية الأرشيف بالإجراءات التالية :

-   إستلام و تصنيف الوثائق.،

-   لف الوثائق في رزم.،

-   ترقيم الرزم.،

-   تحضير حافظة الدفع.

 III – دفع الأرشيف : 

 يتم دفع أرشيف العمر الثالث و بعض أرشيف العمر الثاني إلى مصلحة الأرشيف حسب الكيفيات التالية :

 أ – وضع الوثائق في علب أو في رزم :

       1  – بعد حذف الإستمارات الشاغرة و النسخ تصنف الوثائق حسب الملفات   

   المتعلقة بنفس الموضوع. و تجمع الوثائق حسب المكاتب أو المصالح مع  

   مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التالية :

  الطريقة الأبجدية أو الزمنية أو العددية أو الألفا عددية أو الجغرافية أو المنهجية.

2- وضع الوثائق في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفات بورق الصر ثم

  تحزم كل رزمة على حدى جيدا.

3- يبلغ متوسط سعة الرزمة 10 إلى 15 سم، و تعطى هذه المقادير كمعلومة  

  إضافية إذ يستحسن إستعمال العلب ذات سعة 10 سم.

 -4  ترقيم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من 1 إلى س و الإعتناء

  بإظهار الرقم بوضوح في أعلى حافة العلبة.

 5–  يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س، و حتى يتسنى  

  التمييز بين مختلف الدفعات، سوف توافي مصلحة الأرشيف الهيئات الدافعة  

  بالرقم الخاص بكل دفعة.

 ب – جدول دفع الأرشيف :

        1 – ينسخ جدول الدفع إلى ثلاثة نسخ، في إستمارات خاصة توفرها مصلحة الأرشيف و ترجع أحد  

         النسخ   بعد مراجعتها و التوقيع عليها إلى المصلحة الدافعة لاحقا.

2 – ينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجراء عملية الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد إتخاذ تدابيره، تاريخ الدفع و الكيفيات التطبيقية المرتبطة بذلك.

3- تحرر الجدول تحريـرا جيدا. و يذكر في الصفحة الأولى إسم الوزارة الوصية و المديرية و المصلحة أو الهيئة الدافعة، مع الإشارة إلى عدد العلب أو الرزم، أما الصفحة الثانية فتحتوي على المعلومات الدقيقة التالية :

     أ – الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع إستعمال أوراق مدرجة  

         بالنسبة للدفوع التي يتعدى عددها 25 وحدة.

    ب – إختصار محتوى و طبيعة كل رزمة في جملة أو جملتين.

   ج – ذكر تاريخ الوثائق الموجودة في الرزم. مثلا : 1964-1966، و تشير  

      سنة 1964 إلى تاريخ أول وثيقة أما سنة 1966 فهي تاريخ آخر وثيقة.

   د – الإشارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة لا  

     تكتسي أية أهمية بالنسبة للمصلحة الدافعة، و يمكن بذلك أن يحتمل حذفها  

     بما أنها عديمة القيمة التاريخية.

  مثلا : إذا كانت الوثيقة مؤرخة في سنة 1975 و تستلزم حفظا مدته عشرون  

         سنة، فيصبح آخر أجل لحفظها سنة 1995.

 4- هناك إجراءات إستثنائيـة خصصت لبعض أصنـاف الأرشيف مثل  

      السجلات و البطاقات و المخططات و الأشرطة المغناطيسية و الأسطوانات،  

      إلخ … و على مصلحة الأرشيف النظر في كل حالة تعرض عليها و تبقى  

      رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح و المساعدة لا سيما خلال الدفوع

     الأولى.

VI – فتح الأرشيف للإطلاع :