يهدف هذا المنشور إلى تحديد أنواع الأرشيف الولائي الممكن حذفه و ضبط كيفيات إتلافه.

و يستجيب في الوقت نفسه إلى المطالب الملحة الصادرة عن عدة ولايات لا زالت تشكو من مشاكل ندرة المحلات المخصصة لحفظ الأرشيف.

1 – أنواع الأرشيف القابل للإقصاء :  

 يحدد القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 الخاص بالأرشيف الوطني في مادته الثامنة، فقرة 2 الإطار القانوني لإقصاء الأرشيف.

 تكون الوثائق المخصصة للإقصـاء و كيفيات الإقصاء محددة بالإشتراك مع الهيء المعنية و المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ً .

و في هذا المضمون، قامت عدة ولايات بإجراء إتصال مع المديرية العامة للأرشيف الوطني تطلب منها تسريحا رسميا بخصوص ما قد تؤول إليه نهائيا ملفات كثيرة ذات الطابع التنظيمي و التي تركد في المحلات بدون فائدة تذكر، منها ملفات جوازات السفر و بطاقات التعريف.

و لما كانت المديرية العامة للأرشيف الوطني تشاطر الولايات إنشغالها فإنها تعترف طوعا من جهتها أن حفظ الملفات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطولا لا مبرر له، ما دامت مدة صلاحية الوثائق المسلمة للمواطنين قد إنقضى أجلها.

 و عليه، فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني طبقا للأحكام التشريعية المذكورة أعلاه، و في إطار الصلاحيات الموكلة لها في المرسوم رقم 88-45 المؤرخ في أول مارس1988، لا سيما مواده الثانية و الثالثة، تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي و الآتي ذكرها :

أ - بطاقات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980.،  

ب – جوازات سفر عادية : من سنة 1963 إلى سنة 1982.،

ج – جوازات سفر الحج : من سنة 1963 إلى سنة 1990.،

د – تسريح بمغادرة التراب الوطني : من سنة 1963 إلى سنة 1979.،

ه – رخصة الصيد : من سنة 1963 إلى سنة 1992.،

و – لجان سحب رخصة السيارة : من سنة 1963 إلى سنة 1988.،

ز – بطاقات تسجيل السيارات : من سنة 1963 إلى سنة 1973.،

ح – أي مستند منسوخ زائد أصبح غير مستعمل.

غير أن المديرية العامة الأرشيف الوطني تمنع منعا باتا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية مهمـا كانت طبيعتـه، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقـلال و التي لم نحصى أي نوع منها أعلاه.

 2 – كيفيات الإقصاء :

 ينبغي التعرف على الملفات المسموح إقصاؤها و تمييزها عن باقي أنواع الأرشيف حتى نتفادى إلغـاء ملفـات عن غير قصد. لذلك سوف يتم ضبط قائمـة الوثـائق القابلة للحذف و تحديد طبيعة الملفات و عدد الرزم و السنوات المعتمدة.

لهذا الغرض، سوف تعين لجنة بمقتضى قرار ولائي تظم ممثلا للأمن الولائي و ممثلا لمصلحة الحماية المدنية بالإضافة إلى المسؤولين المعنيين في الولاية و يترأسها الكاتب العام للولاية.

كما سيتم ضبط محضر إقصاء يوقع عليه كل أعضاء اللجنة و يكون الإحتفاظ بملف إثبات سنوي إجباريا، كدليل على أنواع الأرشيف المقترح إقصاؤه.

و فيما يخص العملية المادية للإقصاء يمكن إتباع منهج من بين المنهاجين التاليين :

-      سواء الحرق الكامل بإضرام نار مراقبة أو بإستعمال فرن صناعي.

-      أو تسليم الملفات القابلة للإقصاء إلى وحدات الورق المقوى و التغليف و في هذه   

   الحالة تكون اللجنة حاضرة خلال عملية تهيئة الوثائق للطحن.

و يتعيـن إرسـال نسخ مطابقة للأصل عن محضر الإقصـاء إلى كل مـن الوزارة الوصية و المديرية العامة الأرشيف الوطني.

 إن المديرية العامة للأرشيف الوطني تدعو جميع المسؤولين المعنيين للإلتزام الكامل بتعليمات هذا المنشور الذي سوف يعم توزيعه على المصالح الولائية و الدوائر و البلديات و حتى المؤسسات، و الأجهزة المحلية قصد تذكير الجميع بأنه يمنع منعا باتا إقصاء الأرشيف دون تسريح كتابي.