في الوقت الذي تفكر أو تشرع عدد من المؤسسات – و على الخصوص بعض الولايات – في بناء أو تهيئة مراكز للأرشيف يبدو ضروريا تدقيق المعايير الأساسية التي يجب أن يخضع لها إعـداد أي برنامج بنـاء أو تهيئة : الفائدة – الموقع الجغرافي – الخصوصية و المقاييس التقنية – التكلفة و طاقة التخزين – الشكل و الجمالية.

 إن موضوع هذا المنشور هو التذكير بهذه المقاييس و الحث على إحترامها.

     1 – الفائدة و الغرض من النيابة

بإعتبار أن الأرشيف هي تلك الأوعية الحاملة للمعلومات التي تحفظ قصد الرجوع إليها مستقبلا فإن تشييد بناية خاصة بالأرشيف لابد أن تتوافق و عدة متطلبات :

-                     حفظ الوثائق المنتجة أو المستلمة من طرف الهيآت و الإدارات العمومية و المؤسسات المختلفة.،

-                     ضمان حماية قصوى للوثائق المحفوظة.،

-                     كسب مكان واحد للإطلاع على الأرشيف.،

-                     الإستحواذ على مكان مميز للذاكرة.

    2 – الموقــع

إن الوثائق تنتج و تستعمل و تجمع من قبل مختلف المصالح الإدارية في إطار نشاطاتها اليومية.

 تنجر عن هذا التراكم مشكلات الحيز المكاني و صيانة الوثائق التي لا يمكن ماديا الإحتفاظ بها في المكاتب، و هذا ما يلزم إيجاد / في حد الإمكان / محلات سهلة المسلك حيث نضمن يقينا أحسن الظروف لحفظ الوثائق و إمكانية الإطلاع عليها بسرعة كلما دعت معالجة القضايا ذلك.

من ناحيـة أخرى، يجب توفير الوصول إلى الأرشيف دون مشاكـل البحث عن المكان أو بعد المسافات و تبعثر المصادر لمستعملي الأرشيف( مسيرين– إداريين– باحثين – مواطنين ) و أخذ المعلومات الضرورية للسير الحسن لعملهم و المـادة لدراستهم العلمية أو لإثبات حقوقهم و الدفاع عنها إلخ …

إن هذه الشروط مجمعة تؤدي إلى ضرورة تموقع بناية الأرشيف في ملتقى الحاجيات و تمنيات مستفيديه و ممونيه لذا يجب إجتناب الأماكن البعيدة أو النائية عند إختيار أرضية البناء.

    3 – خصوصية مركز الأرشيف

أ ) توزيع المساحات ( أنظر نموذج البطاقة الفنية في الأخير ) :

للإستجابة للأهداف و الوظائف المنوطة بها ( الحفظ، الصيانة، الحماية، المعالجة، التنظيم، الترتيب، الإطلاع على الوثائق ) يجب أن تحتوي بناية الأرشيف أربع مساحات :

مساحة الحفظ : و هي مخازن الأرشيف، 70%  من المساحة الإجمالية المبنية.،

مساحة الإدارة : محلات مخصصة لتسيير المركز، مكاتب المسؤول و المستخدمين العلميين، و المستخدمين الإداريين، إلخ… 10%  من المساحة الإجمالية المبنية.،

مساحة مفتوحة للجمهور : محلات مخصصة للإطلاع و عرض أرصدة الأرشيف المفتوحة للجمهور، 10%  من المساحة الإجمالية المبنية.،

إنه من الملزم عزل محلات الحفظ من خلال هندسة البناية عن الأماكن المخصصة للجمهور، يجب أن تكون المساحات المخصصة للورشات و المخابر سهلة الإيصال بالمخازن من جهة، و بالإدارة من جهة أخرى. أما المكاتب المرصودة للإدارة يجب أن تكون سهلة الوصول للجمهور. و في نفس الوقت مصممة بشكل يسمح لمستخدمي المركز الوصول دون مشاكل إلى المساحات التقنية و مخازن الحفظ على حد سواء. من الأفضل أن تتوسط المحلات الإدارية الأماكن المفتوحة للجمهور و الأماكن التي يمنع من الوصول إليها.

 ب) المقاييس التقنية للبناء :

 إن مخازن الأرشيف معدة لإستقبال و لفترات طويلة، بل و حتى بصفة أبدية، كميات معتبرة من الوحدات الأرشيفية ( حزم، علب، سجلات،…) و التي تعد حمولات قارة لابد أن تستجيب لها مقاومة أرضية قوية تقدر بـ 1.100 كلغ/م2.

 يتكون الأرشيف من حوامل معلومات هشة نسبيا تستلزم الحماية من مخاطر مختلفة تهددها : شدة أو إنخفاظ الحرارة أو مقياس الرطوبة، الإشعاع الشمسي، الغبار، الرمل، الفيضان، تسرب المياه، القوارض، الحشرات، الطفيليات، إلخ…

 و تصور المشروع يحمي الأرشيف من هذه الأخطار بـ :

 -                     توجيه البناية بكيفية تمكنها إجتناب فائض التشمس و الرياح الغالبة.،

-                     مساحة قصوى للمخزن الواحد لا تتجاوز 200م2 : مساحة تمكن التحكم البشري فيها، خصوصا في حالة حدوث كوارث.،

-                     علو تحت سقف المخازن : 50،2م ، مع إرتفاع الرفوف إلى 20،2م .،

-                     عزل بواسطة الهندسة و المواد المستعملة، قاعات الحفظ من شدة الحرارة ( المقياس 18° ) ، و الرطوبة ( المقياس 50 إلى 60%  ).،

-                     فتحات ( مستعملة كنوافذ ) لا تتعدى 50 سم عرض و متر واحد إرتفاع، مفسحة الواحدة عن الأخرى بـ 2م على الأكثر، أي 10%  من مساحة كل واجهة.،

-                     إحتمال إستعمال زجاجات خاصة مرشحة داخل هذه الفتحات ( زيادة على المرشحات المضادة للغبار أو المضادة للرمل في مناطق الرياح و كثبان الرمل ).،

-                     أرضيات من بلاط ( أو مصب في عين المكان ) أو من مواد إسطناعية غير قابلة للإنحراق ( مع إجتناب مطلق للأرضيات المكونة من التربة أو الإسمنت أو مواد أخرى مولدة للغبار ).،

-                     أبواب حديدية قاطعة للنار مقاومة على الأقل لدرجة حرارة من c°1000 في مدخل كل قاعة.،

-                     تجهيزات كهربائية و قنوات مختلفة محمية تمام الحماية و موثوق بها.،

-                     بنية خالية من أي ثغرة أو فتحة تمكن الجردان من التسرب و التكاثر.،

-                     إدماج معايير مقاومة الزلازل في برنامج البناء.

     التجهيز و التنظيم سيكملان إجراءات الوقاية بـ :

 -                     أجهزة تدفئة أو أجهزة تكييف الهواء للمحافظة على درجات حرارة و رطوبة ملائمة للمقاييس المطلوبة.،

-                     جهاز إنذار و تحسس لمصادر النيران أو لحضور بشري غير مرغوب فيه.،

-                     إحتياط من الرمل لإخماد النيران.

     4 – التكلفة و طاقة التخزين

 إن هذين المؤشرين مرتبطين أشد الإرتباط بما أن كل منهما يأثر على الآخر. هناك ثلاث مناهج تمكننا من تحديد الكلفة المالية وسعة التخزين بدقة.

 أ ) تقييم كتلة الأرشيف المتواجدة في المكاتب و محلات المؤسسة الواحدة و تقدير الحاجيات في المستقبل مع ضرب هذه الكتلة ً ك ً بـ 2 أو 3 حسب الوتيرة السنوية لإنتاج الأرشيف. تقسم هذه الكتلة الإجمالية المستنتجة ( ك 2xأو 3 ) على 60 ( علبة أو حزمة ) لإستنتاج المساحة الإجمالية للمخازن الضرورية لحفظ الأرشيف.

1م2 = 60 علبة أو حزمة – إذا : ك2x (أو 3)/60 = عدد م2( المسـاحة الإجماليـة للمخازن).

 ب ) تطبيق قاعدة رياضية لتقييم طاقة التخزين لمركز أرشيف إنطلاقا من الإعتمادات المالية        الممنوحة للمشروع :

     ( س.دج x 70%  ) x  60 علبة أو حزمة/ سعرالم2 = عدد العلب أو الحزمات.

     - س. دج = الإعتمادات بالدينار  سعر الم2 = معدل سعر الم2 المبني

    70%  = المساحة الإجمالية للمخازن (الباقي 30%  = مكناطق الأشغال المهنية و  

        العمومية(.

     - 60 علبة أو حزمة = معدل سعة التخزين في الم2.

     - عدد العلب و الحزم = مجموع سعة التخزين لمركز الأرشيف.

 ج ) تقدير معدل كلفة الإستثمار اللازم لحفظ علبة أو حزمة واحدة :

      سعر الم2 المبني + 40%  = س.دج للعلبة أو الحزمة الواحدة.

 60              علبة

 ملاحظـة : يجب إضافة 40%  للسعر المستنتج للأخذ بعين الإعتبار 30%  من المساحة المخصصة لمناطق الأشغال المهنية و العمومية.

   5 – الشكل و الجمالية

 إن الأشكال الهندسية لبناية الأرشيف تتباين حسب الأرضية المتوفرة و النسيج العمراني الذي سوف تندمج فيه و إرادة مخترعي المشروع : شكل – عارضة أفقية – شكل البرج الواحد – شكل u  - أما الجمالية فعليها قدر الإمكان أن تستلهم من تاريخنا و تقاليدنا على المستوى المحلي.

   الخـاتمــة

 إنه من الإجبارية المطلقة على المؤسسات التي تريد أن تنشأ لنفسها مراكز أرشيف، الإعتماد على المقاييس و الأنماط المذكورة في هذا المنشور خلال تحضير برامج البناء، حتى تكون للمجهود، الحليق بالثناء، المتمثل في تخطيط عملية كهذه مر دودية سواءا من الناحية المالية أو من ناحية النخاعة التقنية. تبقى المديرية العامة الأرشيف الوطني في كامل الإستعداد لتقديم مساهمتها و مساعدتها في إنجاز برامج البناء لكل المؤسسات و على الخصوص الجماعات المحلية.

في النهاية أرجوا من فضلكم أن تضمنوا التوزيع الواسع لهذا المنشور خاصة نحو مكاتب الدراسة المحتمل إلتماسها في إنجاز مشاريع بناء مراكز أرشيف.

  نموذج لبطاقة فنية خاصة بمركز أرشيف متوسط 

 - الحمولة : 6000م خطي أو 60.000 علبة أو حزمة بسمك 10 سم

- المساحة الإجمالية المبنية : ( بما فيها كل المستويات ) = 1500 م2

-                 المساحة الإجمالية لمخازن الحفظ (70% ) = خمس مخازن بـ 200 م2       1000 م2

- المساحة المخصصة للإدارة (10% ) = (مكاتب للإداريين و العلميين إلخ…) =   150 م2

- مساحة المحلات التقنية (10%) = 150 م2

(ورشات و مخابر التجليد و الترميم و النسخ و الميكروفيلم و الإعلام الآلي و الفرز و الإتلاف …)

- مساحة المحلات المفتوحة للجمهور (10%) = (قاعة المطالعة، مكتبة، بهو العرض)   150  م2

- مسالك و ملحقات = 50 م2

                                                                  بالجزائر في 2 مارس 1999

نسخة عرض حال : السيد الوزير – الأمين العام لرئاسة الجمهورية