نجلب من جديد انتباه جميع مسؤولي المؤسسات العمومية و الجماعات المحلية، بحكم المكانة الشرعية التي هم بصددها، إلى ضرورة إعطاء العناية الكاملة لشروط حفظ الأرشيف.

تسعى المديرية العامة للأرشيف الوطني في الوقت الحالي إلى تشجيع المؤسسات و خاصة منها الولايات في بناء محلات مخصصة لحفظ الأرشيف.

 و في إنتظار توفير ًدار الذاكرة الوطنية ً لدى كل ولاية ينبغي على الأقل توفير الشروط اللازمة لحفظ هذا الجزء من الرصيد الأرشيفي الوطني أينما وجد.

 كل إدارة مركزية و ولاية و كل بلدية و حتى المؤسسات العمومية الإقتصادية مطلوبة بتوفير محلات مجهزة خصيصا لإستقبال الأرشيف العمومي و في أحسن ظروف أمنية.

 يجب أن تجهـز هذه المحلات برفـوف معدنيـة ( استعمال الرفوف الخشبية ممنوع منعا باتا )، كما يجب أن تخصص هذه المحلات لإستقبال الأرشيف دون أي غرض آخر و تتوفر على الشروط الآتية:

    المبدأ العام

يجب على المحلات المخصصة للأرشيف أن تتوافق و الشروط الأمنية و الصحية المطلوبة كمـا يجب أن تحاط هذه الأخيرة بكل الوسائل التي تحميها من خطر الحرائق و تسرب المياه و السرقة.

    المقاييس العامة

 وحدة القياس المستعملة في تقييم قاعة مخصصة للأرشيف هي المتر الخطي الذي يمثل حمولة رف طوله مترا واحدا و الذي يناسب بدوره 10 حزم من الأرشيف (لا يتعدى سمك الواحدة 10 سنتم) أي 50 كلغ في المجموع أي حوالي متر مكعب (3m1).

 كما يجب أن يتوفر مخزن الأرشيف على ممر للتنقل عرضه حوالي مترا و عشرون سم   (20م1) و ممر للتحرك عرضه ثمانون سم (80،0).

 يحدد علو الرفوف المعدنية بمترين و عشرون سم (20م2).

 درجة الحرارة المنصوص عليها لا تفوق 18°  و الرطوبة النسبية تكون ما بين 50 و 60% .

    الحمـايـة  

من الأخطار الصناعية و لذا يجب:

-         أن يجهز محل الأرشيف برفوف معدنية.،

-         أن يتوفر على شبكة كهر بائية في أحسن الظروف للاستعمال.،

-         أن يكون بعيدا كل البعد عن شبكة صرف المياه أو بالأحر تكون المناعة في أقصى حدودها.،

-         أن يتوفر على المضادة للحريق : وضع آلات الإطفاء ذات مسحوق جاف

 (extincteur a poudre sèche) بمدخل المخزن.،

-         القيـام بصيانة المحلات خلال كـل فصل مـن فصول السنـة، باستخدام مواد التعقيـم و التطهير.،

-         و في الأخير يجب التحكم في تسرب أشعة الشمس و ذلك بإستعمال ستائر على النوافذ.

من السرقة و الإتلاف العمدي:

-         يمنع منعا باتا دخول أشخاص أجانب عن المصلحة للمخزن و غلق أبواب المخازن أمر إجباري بعد كل إستعمال.،

-         يجب إستعمال الصرامة في مراقبة الدخول للمخازن.

   الحفظ

 يجب تجنب اقتناء الرفوف المعدنية ذات جودة ضعيفة التي غالبا ما نجدها في أسواقنا لأن استعمالها يكون بمثابة خطر على الوثائق والموظفين في نفس الوقت.

 ولذا نفضل إستعمال رفوف ذات أنابيب جردة، كما يجب تجنب تطريز الحزم على بعضها البعض أثناء الترتيب حتى و لو سمح لنا ذلك بربح المكان.

   كيفية تغليف الأرشيف ( conditionnement des archives )

 أحسن طريقة لتغليف الوثائق هي وضعها في علب للأرشيف حتى و إن وجدناها لا تتوافق في أغلب الحالات مع شروط الجودة المطلوبة و على كل و أن نتجنب تكزيز الوثائق داخل العلب.

 يمكن إستعمال الورق المقوى  (papier kraft) الذي يسهل مناله بأسواقنا شريطة أن لا يتعدى سمك الحزمة 15 سم و هذا المقياس يسهل على الموظفين كيفية التعامل مع الحزم أثناء ترتيبها و نقلها بالإضافة إلى أنه يجنب تمزق الحزم عندما تكون سميكة أو ثقيلة.

   الترتيـب

 و هنا يجب الإشارة إلى أن القصد من هذه العملية هو الترتيب المادي للوثائق و ليس العملية الفكرية التي يتم من جرائها تصنيف الوثائق حسب مخطط معين و التي تعتبر عملية فكرية.

مهما كان عدد مخازن الأرشيف التي تتوفر عليها المصلحة ( قاعة – قاعتان – أو ثلاثة قاعات ) المرجح هنا هو إستعمال الترقيم التسلسلي ( numérotation continue ) و الذي يعني ترتيب الحزم الواحدة تلو الأخرى حسب دخلوها.

 يكون ترقيم الحزم من رقم 1 إلى ما لا نهاية مع ذكر في كل مرة رقم الدفعة ( الدفعة 1 – الدفعة 2 – الدفعة 3 الخ …).

 تفرض هذه الطريقة فتح سجل دفع و متابعة مستمرة إلى جانب خلق فهرسين يكون الأول على شبكة بطاقات إشارية ( fiche signalétique ) و الثاني على شكل بطاقات شاملة أو إستخلاصية ( fiche de synthèse ).

 و مهما كان الأمر يجب تجنب تخصيص فضاءات لمختلف المصالح داخل المخازن. و سوف يتم نشر إجراءات إضافية على شكل منشورات في المستقبل.

 ملاحظة هامة:

 يجب التكفل بالتوزيع العام لكل التعليمات الصادرة عن المديرية العامة للأرشيف الوطني.

                           بالجزائر في 19 ديسمبر 1998

 نسخة عرض حال: السيد الوزير – العام لرئاسة الجمهورية.